Jakie zapisy w umowie budowlanej najczęściej prowadzą do sporów

Spór na budowie rzadko zaczyna się od spektakularnego błędu. Znacznie częściej zaczyna się od jednego zdania w umowie: „wynagrodzenie obejmuje wszystkie prace niezbędne do wykonania przedmiotu umowy”, „odbiór nastąpi po usunięciu wszystkich usterek” albo „wykonawca zapłaci karę za każdy dzień opóźnienia”. Dopóki inwestycja przebiega zgodnie z planem, takie sformułowania wyglądają niewinnie. Problem pojawia się przy pierwszej kolizji projektu, zmianie materiału, przesunięciu harmonogramu albo fakturze za roboty, których jedna strona nie uważa za dodatkowe.

W polskich realiach szczególnie niebezpieczne są umowy zbudowane z kilku niespójnych dokumentów: właściwej umowy, projektu, przedmiaru, kosztorysu, harmonogramu, specyfikacji technicznej i późniejszej korespondencji. Kodeks cywilny traktuje wymaganą dokumentację jako część umowy, a w razie wątpliwości przyjmuje, że wykonawca podjął się wszystkich robót objętych projektem stanowiącym jej część. To dlatego spór o jedną pozycję kosztorysu potrafi szybko zamienić się w spór o kilkadziesiąt albo kilkaset tysięcy złotych.

Zakres robót i wynagrodzenie: jedno nieprecyzyjne zdanie potrafi kosztować najwięcej

Najdroższym błędem umowy budowlanej jest zwykle niejasne określenie zakresu robót. Sam zapis „wykonanie budynku zgodnie z projektem” nie wystarcza, jeżeli projekt jest w kilku wersjach, przedmiar pomija część prac, a oferta wykonawcy zawiera własne założenia i wyłączenia.

Umowa powinna przede wszystkim ustalać hierarchię dokumentów. Trzeba wskazać wprost, co ma pierwszeństwo w przypadku sprzeczności, przykładowo:

• umowa i podpisane aneksy,
• projekt wykonawczy oznaczony konkretnym numerem i datą,
• specyfikacja techniczna,
• oferta wykonawcy,
• przedmiar lub kosztorys,
• harmonogram rzeczowo-finansowy.

Bez takiej kolejności strony bardzo szybko zaczynają używać tego dokumentu, który akurat bardziej im odpowiada. Inwestor pokazuje rysunek z projektu, wykonawca pozycję z kosztorysu, a inspektor nadzoru powołuje się na specyfikację techniczną.

Szczególnie ostrożnie trzeba traktować zdania w rodzaju „wynagrodzenie obejmuje wszystkie czynności konieczne do prawidłowego wykonania inwestycji, również niewymienione w dokumentacji”. Taki zapis przerzuca na wykonawcę bardzo szerokie ryzyko. Z drugiej strony samo nazwanie wynagrodzenia ryczałtowym nie rozwiązuje problemu robót rzeczywiście wykraczających poza uzgodniony przedmiot zamówienia.

Dlatego procedura zmian powinna działać jak prosty mechanizm:

1. pojawia się konieczność zmiany;
2. wykonawca opisuje jej zakres, koszt oraz wpływ na termin;
3. inwestor podejmuje decyzję;
4. dopiero po akceptacji wykonywane są roboty objęte zmianą, poza sytuacjami awaryjnymi dokładnie opisanymi w umowie.

Najgorsza praktyka to polecenie na budowie: „proszę zrobić, koszt ustalimy później”. Po trzech miesiącach kierownik projektu pamięta je inaczej, osoba wydająca polecenie nie pracuje już przy inwestycji, a strony zaczynają dyskutować, czy była to robota dodatkowa, naprawienie błędu wykonawcy czy element pierwotnego zakresu.

Przy kontrakcie wartym 2 mln zł nawet zmiana odpowiadająca 3% wartości zamówienia oznacza 60 tys. zł. Bez procedury zatwierdzania robót dodatkowych spór o taką kwotę nie jest wyjątkiem, lecz łatwym do przewidzenia skutkiem źle napisanej umowy.

Trzeba też rozdzielić trzy kwestie: zakres, cenę i termin. Zgoda inwestora na zmianę rozwiązania technicznego nie powinna automatycznie oznaczać zgody na dowolną dopłatę. Analogicznie akceptacja dodatkowego kosztu nie musi oznaczać automatycznego przesunięcia daty końcowej. Każda zmiana powinna odpowiadać osobno na pytania: co się zmienia, o ile zmienia się wynagrodzenie i o ile — jeśli w ogóle — przesuwa się harmonogram.

Wykonawca ma również obowiązek niezwłocznie zawiadomić inwestora, jeżeli przekazana dokumentacja, teren budowy, maszyny, urządzenia albo inne okoliczności przeszkadzają w prawidłowym wykonaniu robót. Ten obowiązek warto przełożyć na umowę: określić osobę do zgłoszeń, kanał komunikacji oraz minimalną treść zawiadomienia. Milczenie wykonawcy przez kilka tygodni, a następnie powoływanie się na wadliwy projekt dopiero przy żądaniu przedłużenia terminu, to jeden z najbardziej przewidywalnych scenariuszy konfliktu.

Terminy, odbiór i kary umowne: spór zaczyna się tam, gdzie umowa nie rozróżnia przyczyn opóźnienia

Data zakończenia robót to za mało. Dobry kontrakt powinien określać kamienie milowe, datę przekazania placu budowy, terminy zatwierdzania dokumentacji, czas na decyzje inwestora oraz zdarzenia powodujące przesunięcie harmonogramu.

Jeżeli wykonawca ma skończyć roboty do 30 listopada, ale inwestor przekazuje mu front robót 14 dni później niż przewidziano, umowa musi odpowiadać na proste pytanie: czy termin końcowy przesuwa się automatycznie o 14 dni, czy wykonawca musi złożyć wniosek, a jeżeli tak — w jakim terminie?

Sformułowania „opóźnienie” i „zwłoka” nie powinny być stosowane zamiennie bez zastanowienia. Jeżeli strony chcą naliczać karę niezależnie od przyczyn przesunięcia, muszą świadomie ustalić zakres odpowiedzialności. Jeżeli kara ma dotyczyć tylko okoliczności obciążających wykonawcę, również trzeba to jasno zapisać. W przeciwnym razie przy pierwszym poślizgu zaczyna się spór o pogodę, brak dostępu do pomieszczeń, opóźnienia innych branż, decyzje projektanta i zmiany zamawiającego.

Drugi problem to sposób obliczania kary. Zapis „0,1% za każdy dzień opóźnienia” jest niepełny, dopóki nie wiadomo, od czego liczyć 0,1%: od całej wartości kontraktu, wartości etapu czy wynagrodzenia za opóźnioną część robót.

Różnica jest ogromna. Przy kontrakcie wartym 1 mln zł kara wynosząca 0,1% wartości całej umowy daje 1000 zł dziennie, czyli 30 tys. zł po 30 dniach. Prawo nie ustanawia uniwersalnego ustawowego limitu kar umownych. Jednocześnie sąd może zmniejszyć karę, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana.

Umowa powinna zatem określać:

• podstawę naliczania kary;
• maksymalny łączny limit kar, jeżeli strony chcą go wprowadzić;
• zdarzenia wyłączające odpowiedzialność;
• zasady przedłużenia terminów;
• procedurę zgłoszenia przeszkody;
• odpowiedź na pytanie, czy można dochodzić odszkodowania przewyższającego wartość kary umownej.

Ostatni punkt bywa pomijany. Jeżeli strony chcą dopuścić dochodzenie odszkodowania ponad naliczoną karę, powinny to przewidzieć w kontrakcie.

Kara umowna zabezpiecza zobowiązania niepieniężne. Nie jest właściwym narzędziem do karania inwestora za nieterminową zapłatę faktury. Przy świadczeniach pieniężnych mechanizmem są przede wszystkim odsetki za opóźnienie i — w relacjach między przedsiębiorcami, gdy spełnione są ustawowe warunki — instrumenty wynikające z przepisów o opóźnieniach w transakcjach handlowych.

Osobnym polem konfliktu jest odbiór robót. Bardzo źle działają zapisy, zgodnie z którymi odbiór może nastąpić dopiero po usunięciu każdej, nawet drobnej usterki. W orzecznictwie utrwalone jest rozróżnienie wad istotnych i nieistotnych. Drobne usterki co do zasady powinny zostać wpisane do protokołu i usunięte w ustalonym terminie; nie każda rysa, niewielka poprawka malarska czy regulacja elementu uzasadnia blokowanie całego odbioru i pełnego wynagrodzenia.

Umowa powinna precyzować procedurę odbiorową:

• ile dni inwestor ma na rozpoczęcie odbioru od zgłoszenia gotowości;
• kto uczestniczy w odbiorze;
• jakie dokumenty musi przekazać wykonawca;
• co kwalifikuje się jako wada uniemożliwiająca odbiór;
• jak zapisywane są pozostałe usterki;
• w jakim terminie mają zostać usunięte;
• co dzieje się, jeżeli inwestor bez uzasadnienia nie stawia się na odbiór.

Nie można też zapominać o odbiorach częściowych. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, Kodeks cywilny przewiduje, że inwestor na żądanie wykonawcy powinien przyjmować ukończone części robót za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia. Jeżeli strony chcą rozliczać inwestycję inaczej, powinny zrobić to wprost, zamiast pozostawiać mechanizm płatności domysłom księgowości i kierownika budowy.

Odstąpienie, wady i podwykonawcy: klauzule awaryjne trzeba napisać przed pierwszym kryzysem

Odstąpienie od umowy jest często opisane jednym ogólnym paragrafem, mimo że finansowo może być ważniejsze niż kilka stron dotyczących harmonogramu. Nie wystarczy napisać, że strona „może odstąpić w przypadku rażącego naruszenia umowy”. Trzeba określić co jest takim naruszeniem, czy wymagane jest wcześniejsze wezwanie do naprawienia sytuacji, ile czasu ma druga strona oraz jak rozlicza się wykonane roboty, materiały, dokumentację i plac budowy.

Kodeks cywilny daje inwestorowi istotne instrumenty. Jeżeli opóźnienie w rozpoczęciu lub prowadzeniu robót jest tak duże, że ukończenie ich w umówionym terminie staje się nieprawdopodobne, możliwe może być odstąpienie jeszcze przed nadejściem terminu końcowego. Przy wadliwym albo sprzecznym z umową sposobie wykonywania robót zasadnicze znaczenie ma natomiast wezwanie wykonawcy do zmiany sposobu wykonania i wyznaczenie odpowiedniego terminu. Po jego bezskutecznym upływie mogą pojawić się podstawy do odstąpienia albo powierzenia poprawienia lub dalszego wykonania prac innej osobie na koszt i ryzyko wykonawcy.

W praktyce niebezpieczne jest zbyt szybkie wejście z wykonawcą zastępczym. Jeżeli pierwotnemu wykonawcy nie doręczono prawidłowego wezwania, nie udokumentowano wad albo nie zachowano procedury określonej w umowie, późniejsze odzyskanie kosztów wykonania zastępczego może być dużo trudniejsze.

Druga grupa problemów dotyczy rękojmi i gwarancji. W przypadku wad dotyczących nieruchomości ustawowy punkt odniesienia dla rękojmi to 5 lat od wydania, przy czym umowa między przedsiębiorcami może modyfikować odpowiedzialność z tytułu rękojmi w granicach dopuszczonych prawem. Gwarancja jest odrębnym mechanizmem i powinna jasno określać okres obowiązywania, sposób zgłoszenia wady, termin reakcji oraz konsekwencje braku naprawy.

Najbardziej irytujący w praktyce zapis to gwarancja „na 60 miesięcy”, która nie mówi, czy wykonawca ma pojawić się na obiekcie w ciągu 24 godzin, 7 dni czy miesiąca. Sam długi okres gwarancji niewiele daje, gdy brakuje procedury usuwania wad.

Trzeci obszar to podwykonawcy. Od 4 grudnia 2025 r. obowiązuje zmieniony art. 647¹ Kodeksu cywilnego. Jeżeli szczegółowy przedmiot robót podwykonawcy zostanie zgłoszony inwestorowi przed rozpoczęciem tych prac, inwestor może odpowiadać solidarnie z generalnym wykonawcą za wynagrodzenie podwykonawcy, chyba że skutecznie złoży sprzeciw. Ustawowy termin wynosi 30 dni od doręczenia zgłoszenia, ale w umowie inwestora z generalnym wykonawcą można zastrzec termin krótszy.

To zapis, którego nie powinno się kopiować bez refleksji. Skrócenie terminu do 7 dni może usprawnić proces, ale po stronie dużego inwestora oznacza konieczność rzeczywistego obiegu dokumentów w czasie krótszym niż tydzień roboczy. Zgłoszenie leżące kilka dni w sekretariacie może więc wygenerować odpowiedzialność finansową, której dział prawny nawet nie zdążył przeanalizować.

Co istotne, zgłoszenie podwykonawcy i sprzeciw wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zwykły e-mail nie jest bezpiecznym zamiennikiem wymaganej formy pisemnej. Jeżeli proces ma działać elektronicznie, trzeba odpowiednio zaprojektować sposób podpisywania dokumentów.

Wykonawca ma ponadto ustawowe prawo żądać od inwestora gwarancji zapłaty za roboty budowlane. Tego prawa nie można umownie wyłączyć ani ograniczyć. W razie żądania wykonawca wyznacza inwestorowi termin na przedstawienie zabezpieczenia nie krótszy niż 45 dni. Brak wymaganej gwarancji może otworzyć drogę do odstąpienia przez wykonawcę z przyczyn dotyczących inwestora. Koszty ustanowienia zabezpieczenia strony ponoszą w równych częściach. Wyjątkiem przewidzianym w przepisach jest m.in. sytuacja, gdy inwestorem jest Skarb Państwa.

W umowie trzeba też bardzo dokładnie opisać kaucję gwarancyjną albo zatrzymanie części wynagrodzenia, jeżeli strony chcą z takiego zabezpieczenia korzystać. W prywatnym kontrakcie nie istnieje uniwersalna ustawowa zasada, że zatrzymanie musi wynosić 5% czy 10%. To ustalenie kontraktowe. Powinno więc jasno odpowiadać na cztery pytania: ile jest zatrzymywane, z których płatności, kiedy pieniądze są zwalniane i czy wykonawca może zastąpić zatrzymaną gotówkę gwarancją bankową lub ubezpieczeniową. Niejasny zapis potrafi zamrozić wykonawcy sporą część marży na wiele miesięcy po faktycznym zakończeniu prac.

FAQ

Czy umowa o roboty budowlane musi być zawarta na piśmie?

Kodeks cywilny stanowi, że umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. W praktyce pisemny kontrakt wraz z jednoznacznie oznaczonymi załącznikami jest podstawowym zabezpieczeniem dowodowym. Szczególne czynności, takie jak zgłoszenie podwykonawcy lub sprzeciw inwestora z art. 647¹ KC, wymagają natomiast formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Czy inwestor może odmówić odbioru, jeżeli znajdzie drobne usterki?

Sama obecność nieistotnych usterek co do zasady nie powinna blokować odbioru całej inwestycji. Wady powinny zostać opisane w protokole wraz z terminem ich usunięcia. Odmowa odbioru ma znacznie mocniejsze uzasadnienie przy wadach istotnych, które uniemożliwiają normalne korzystanie z obiektu albo oznaczają wykonanie niezgodne z projektem czy zasadami wiedzy technicznej.

Czy za roboty dodatkowe wykonawca zawsze otrzyma dodatkowe wynagrodzenie?

Nie. Sam fakt wykonania większej ilości pracy nie przesądza jeszcze o prawie do dopłaty. Trzeba zbadać pierwotny zakres umowy, rodzaj wynagrodzenia, dokumentację, polecenia inwestora i procedurę zmian. Dlatego roboty dodatkowe powinny być zatwierdzane przed rozpoczęciem wraz z ceną oraz wpływem na termin.

Ile czasu inwestor ma na sprzeciw wobec zgłoszonego podwykonawcy?

Ustawowo 30 dni od doręczenia zgłoszenia, przy czym od 4 grudnia 2025 r. inwestor i generalny wykonawca mogą przewidzieć w swojej umowie termin krótszy. Zgłoszenie i sprzeciw wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Po jakim czasie przedawniają się roszczenia z umowy o roboty budowlane?

Nie obowiązuje tu automatycznie dwuletni termin właściwy dla umowy o dzieło. Roszczenia z umowy o roboty budowlane podlegają zasadom ogólnym: co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i 6 lat dla pozostałych roszczeń, z uwzględnieniem zasad ustalania początku i końca biegu przedawnienia oraz charakteru konkretnego roszczenia.

Jaki zapis sprawdzić w umowie jako pierwszy?

Najpierw trzeba zestawić zakres robót, hierarchię dokumentacji i procedurę robót dodatkowych. Jeżeli z umowy nie wynika jednoznacznie, która wersja projektu obowiązuje, co dokładnie obejmuje wynagrodzenie oraz kto i w jakiej formie może zatwierdzić zmianę, trzeba poprawić właśnie ten fragment. Spór o zakres najszybciej przenosi się jednocześnie na cenę, termin, odbiór i kary umowne — dlatego usunięcie tej niejasności ma pierwszeństwo przed dopracowywaniem mniej istotnych klauzul.

Więcej na ten temat na stronie: https://proviskancelaria.pl